Jakmile účetně i daňově uzavřeme příslušné účetní období, můžeme u některých dokladů přistoupit ke skartaci a uvolnit si tak prostory ve firemním archívu. Víte, jak dlouho musíte dokumenty archivovat?
Archivačních lhůt a vyjimečných situací, týkajících se jednotlivých dokumentů, je opravdu hodně, navíc jsou lhůty uvedeny hned v několika zákonech.
Základní pravidla a dobu, po kterou je nutné uchovávat účetní záznamy, upravují čtyři základní předpisy:
– zákon o účetnictví – zákon o daních z příjmu – zákon o DPH – a zákon o archivnictví a spisové službě
V souladu se Zákonem o účetnictví 563/1991 Sb. dle § 31 platí povinnost archivace následovně :
Lhůta pro stanovení daně z příjmu činí 3 roky a počíná dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje například při uplatnění daňové ztráty, nebo daňové kontroly.
Maximální doba prodloužení je 10 let.
Obecné ustanovení o uchování daňových dokladů dle 235/2004 Sb. Zákona o dani z přidané hodnoty v § 35 uvádí povinnost archivace daňových dokladů pro osobu povinnou k dani, tak i příjemce plnění. Doba uchování daňových dokladů činí 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
Archivaci dokumentů, jako jsou například dokumenty o vzniku, přeměně, statuty, stanovy, jednací řády, výroční zprávy, dokumentace o zrušení a zániku a další jiné, řeší zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
Pokud účetní jednotka archivuje v souladu se všemi předpisy, významně ušetří starosti s následným dokazováním či prokazováním skutečností, které byly rozhodné pro stanovení základu daně.
Z tohoto důvodu je vhodné vypracovat interní směrnici pro oběh, zpracování a archivaci dokladů v konkrétní společnosti nebo pro konkrétního podnikatele. Aplikací směrnice a jejím důsledným dodržováním se tak lze vyhnout případným sankcím.
Společnost či podnikatel se může obrátit také na profesionální firmy, které nabízí kompletní servis archivace jak v papírové, tak i v elektronické podobě a konečnou skartaci dokumentů.
Zdroj: 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty 563/1991 Sb. o účetnictví 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 586/1992 Sb. o daních z příjmů 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů
