Arhivarea documentelor \u00een format electronic \u00een nume propriu<\/p>\n
\u00cen contextul actual, societ\u0103<\/span>\u021b<\/span>ile tind s\u0103 utilizeze din ce \u00een ce mai mult documente \u00een form\u0103 electronic\u0103, iar digitalizarea activit\u0103<\/span>\u021b<\/span>ilor de zi cu zi devine o necesitate.<\/span><\/p>\n \u00cen conformitate cu dispozi\u021b<\/span>iile legale aplicabile, arhivarea anumitor documente rezultate din activitatea societ\u0103\u021b<\/span>ilor este obligatorie. Astfel, inclusiv documentele \u00een form\u0103 electronic\u0103 se subscriu acestei obliga\u021b<\/span>ii.<\/p>\n \u00cen acest sens, \u00een cele ce urmeaz\u0103 vor fi prezentate condi\u021b<\/span>iile prev\u0103zute de legisla\u021b<\/span>ia aplicabil\u0103 cu privire la arhivarea documentelor electronice.<\/p>\n 1. Arhivarea documentelor electronice<\/span><\/p>\n \u00cen conformitate cu dispozi\u021b<\/span>iile legale[1]<\/span><\/span><\/a>, orice persoan\u0103 fizic\u0103 sau juridic\u0103 are dreptul de a depune spre p\u0103strare documente \u00een form\u0103 electronic\u0103 \u00een cadrul unei arhive electronice. Cu 30 de zile \u00eenainte de \u00eenceperea activit\u0103\u0163ilor legate de arhivarea documentelor \u00een form\u0103 electronic\u0103, persoanele care inten\u0163ioneaz\u0103 s\u0103 furnizeze servicii de arhivare electronic\u0103 au obliga\u0163ia de a notifica autoritatea de reglementare \u015fi supraveghere specializat\u0103 \u00een domeniu cu privire la data \u00eenceperii acestor activit\u0103\u0163i.<\/p>\n \u00cen interpretarea dispozi\u021b<\/span>iilor legale, av\u00e2nd \u00een vedere c\u0103 acestea[2]<\/span><\/span><\/a> fac referire la \u201efurnizarea serviciilor de arhivare electronic\u0103\u201d se poate trage concluzia c\u0103 arhivarea electronic\u0103 poate fi efectuat\u0103 doar prin exeternalizarea acestei activit\u0103\u021b<\/span>i.<\/p>\n Cu toate aceastea, societ\u0103\u021b<\/span>ile pot \u00eentreprinde activitatea de arhivare a propriilor documente electronice at\u00e2t \u00een nume propriu, c\u00e2t \u0219<\/span>i prin furnizori de servicii de arhivare electronic\u0103[3]<\/span><\/span><\/a>. Astfel, arhivarea documentelor electronice poate fi \u00eentreprins\u0103 de c\u0103tre orice societate cu respectarea condi\u021b<\/span>iilor impuse de lege, far\u0103 a fi necesar\u0103 externalizarea acestei activit\u0103\u021b<\/span>i.<\/p>\n 2. Condi<\/span>\u021b<\/span>ii privind arhivarea documentelor electronice \u00een nume propriu<\/span><\/p>\n \u00cen vederea administr\u0103rii sistemului electronic de arhivare \u0219<\/span>i a documentelor electronice arhivate \u00een cadrul unei arhive electronice, societ\u0103\u021b<\/span>ile au obliga\u021b<\/span>ia de a ob\u021b<\/span>ine acreditare din partea Ministerului Comunica\u021b<\/span>iilor \u0219<\/span>i Societ\u0103\u021b<\/span>ii Informa\u021b<\/span>ionale (\u201eMCSI\u201d). Odat\u0103 cu ob\u021b<\/span>inerea acredit\u0103rii din partea MCSI, societ\u0103\u021b<\/span>ile dob\u00e2ndesc calitatea de administratori ai arhivei electronice (\u201eAdministrator\/i\u201d).<\/p>\n Societ\u0103\u021b<\/span>ile care inten\u0163ioneaz\u0103 s\u0103 devin\u0103 Administratori au obliga\u0163ia de a transmite \u00een acest sens o notificare c\u0103tre MCSI cu 30 de zile \u00eenainte de \u00eenceperea activit\u0103\u0163ii. Notificarea se va realiza \u00een mod obligatoriu prin completarea unui formular-tip elaborat de MCSI.<\/p>\n Odat\u0103 cu efectuarea notific\u0103rii, solicitan\u021b<\/span>ii au obliga\u0163ia de a transmite MCSI urm\u0103toarele documente, care fac parte integrant\u0103 din notificare:<\/p>\n a) atest\u0103ri pentru angajatul \/ angaja\u0163ii societ\u0103<\/span>\u021b<\/span>ii care inten\u0163ioneaz\u0103 s\u0103 devin\u0103 Administrator (atest\u0103rile pot fi de\u0163inute cumulativ de mai mul\u0163i angaja\u0163i:<\/span><\/p>\n (i) diplom\u0103 de absolvent de studii superioare \u00een domeniul tehnologiei informa\u0163iei;<\/p>\n (ii) calific\u0103ri \/ atest\u0103ri care s\u0103 certifice cunoa\u015fterea standardelor ISO\/IEC 27001 sau a standardelor echivalente \u015fi a versiunilor ulterioare ale acestora;<\/p>\n (iii) certific\u0103ri \/ atest\u0103ri \u00een domeniul administr\u0103rii bazelor de date \u015fi a sistemelor de operare;<\/p>\n calific\u0103ri \/ atest\u0103ri \u00een domeniul arhivistic<\/span>b) <\/span><\/p>\n b) documente din care s\u0103 rezulte c\u0103 sistemul electronic de arhivare \u00eendepline\u015fte urm\u0103toarele cerin\u0163e func\u0163ionale:<\/span><\/p>\n (i) asigur\u0103 mijloacele de control \u015fi de securitate a documentelor \u015fi a bazei de date;<\/p>\n (ii) men\u0163ine integritatea intern\u0103, func\u0163ionarea \u015fi coeren\u0163a sistemului \u015fi a bazei de date;<\/p>\n (iii) asigur\u0103 conservarea pe termen nelimitat a documentelor cu caracter permanent \u015fi eliminarea definitiv\u0103 a celor cu termen de p\u0103strare expirat, potrivit nomenclatorului arhivistic, cu excep\u0163ia situa\u0163iilor prev\u0103zute de lege;<\/p>\n (iv) asigur\u0103 procesele de introducere a documentelor \u00een sistemul de administrare;<\/p>\n (v) asigur\u0103 func\u0163ia de c\u0103utare a documentelor;<\/p>\n (vi) asigur\u0103 accesul la documentele stocate \u00een arhiv\u0103, cu respectarea regimului de acces stabilit, precum \u015fi prezentarea indiferent de form\u0103 (afi\u015fare, printare etc.) a documentelor;<\/p>\n (vii) asigur\u0103 func\u0163iile de administrare \u015fi \u015ftergere a documentelor, garant\u00e2ndu-se controlul opera\u0163iunilor \u00een vederea \u00eenl\u0103tur\u0103rii riscului accesului neautorizat la documente \u015fi al distrugerii necorespunz\u0103toare de documente;<\/p>\n c) datele de identificare a centrului de date care g\u0103zduie\u015fte arhiva electronic\u0103;<\/span><\/p>\n d) politica \u015fi procedurile referitoare la securitatea \u015fi conservarea datelor, inclusiv politica de protec\u0163ie a datelor cu caracter personal;<\/span><\/p>\n e) declara<\/span>\u021b<\/span>ia pe proprie r\u0103spundere a reprezentantului legal al societ\u0103<\/span>\u021b<\/span>ii av\u00e2nd calitatea de operator de date cu caracter personal din care s\u0103 rezulte respectarea cerin<\/span>\u021b<\/span>elor aplicabile \u00een materia protec<\/span>\u021b<\/span>iei datelor cu caracter personal<\/span>[1]<\/span><\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n Notificarea \u015fi documentele anexate se transmit la sediul MCSI, iar aceasta este considerat\u0103 realizat\u0103 dac\u0103 au fost \u00eendeplinite toate cerin\u0163ele legale privind transmiterea, forma \u015fi con\u0163inutul s\u0103u.<\/span><\/p>\n Solicitantul care a realizat notificarea \u00een termenul \u015fi \u00een condi\u0163iile aplicabile[2]<\/span><\/span><\/a>, dob\u00e2nde\u015fte calitatea de Administrator de la data indicat\u0103 \u00een formularul-tip al notific\u0103rii ca fiind data estimativ\u0103 a \u00eenceperii activit\u0103\u0163ii, \u00eens\u0103 nu mai devreme de 30 de zile de la data realiz\u0103rii notific\u0103rii.<\/p>\n 3. Cerin<\/span>\u021b<\/span>e cu privire la modalitate de administrare a arhivei electronice<\/span><\/p>\n \u00cen ceea ce prive<\/span>\u0219<\/span>te adminstrarea arhivei electronice, Administratorul are obliga\u0163ia de a crea \u015fi de a opera un registru \u00een form\u0103 electronic\u0103 care trebuie s\u0103 \u00eendeplineasc\u0103 anumite condi<\/span>\u021b<\/span>ii privind con\u0163inutul minimal \u015fi structura acestuia<\/span>[3]<\/span><\/span><\/a>.<\/span><\/p>\n Arhivarea electronic\u0103 a documentelor este guvernat\u0103 de acelea\u015fi reguli ca \u015fi \u00een cazul documentelor pe suport h\u00e2rtie \u015fi se supune prevederilor legisla\u0163iei arhivistice \u00een vigoare, cu urm\u0103toarele preciz\u0103ri:<\/p>\n a)<\/span> <\/span>\u00eenregistrarea documentelor \u00een form\u0103 electronic\u0103 de c\u0103tre sistemul electronic de arhivare atest\u0103 existen\u0163a oficial\u0103 a documentelor respective. Num\u0103rul de \u00eenregistrare identific\u0103 \u00een mod unic documentul \u00een cadrul sistemului. Odat\u0103 \u00eenregistrat, documentul nu mai poate suferi niciun fel de modific\u0103ri de con\u0163inut. Concomitent cu \u00eenregistrarea se completeaz\u0103 fi\u015fa electronic\u0103 a documentului, cu respectarea condi<\/span>\u021b<\/span>iilor legale<\/span>[4]<\/span><\/span><\/a>;<\/span><\/p>\n b)<\/span> <\/span>\u00een cazul \u00een care documentele sunt transferate din sistem, respectiv migrate de pe suportul ini\u0163ial, eviden\u0163a documentelor pe noile suporturi va include eviden\u0163a suporturilor externe \u015fi eviden\u0163a con\u0163inutului documentelor cuprinse. De asemenea, pe un suport extern vor fi grupate documentele cu acela\u015fi termen de p\u0103strare;<\/span><\/p>\n c)<\/span> <\/span>sistemul de administrare a documentelor electronice trebuie s\u0103 genereze automat o eviden\u0163\u0103 de auditare, \u00een care sunt \u00eenregistrate, f\u0103r\u0103 posibilitatea de a fi modificate, toate deciziile \u015fi ac\u0163iunile care se produc asupra unui document din momentul \u00eenregistr\u0103rii \u015fi p\u00e2n\u0103 la distrugerea sau transferul acestuia c\u0103tre Arhivele Na\u0163ionale;<\/span><\/p>\n d)<\/span> <\/span>documentele \u015fi dosarele arhivate \u00een form\u0103 electronic\u0103 vor fi cuprinse \u00een nomenclatorul arhivistic al societ\u0103<\/span>\u021b<\/span>ii, preciz\u00e2ndu-se la rubrica \u201e<\/span>Observa\u0163ii\u201d: \u201e<\/span>\u00een form\u0103 electronic\u0103\u201d.<\/span><\/p>\n 4. <\/span>Condi<\/span>\u021b<\/span>ii privind centrul de date (serverul utilizat pentru stocarea documentelor)<\/span><\/p>\n \u00cen vederea depozit\u0103rii arhivelor electronice, Administratorii trebuie s\u0103 utilizeze centre de date care s\u0103 dispun\u0103 de dot\u0103rile tehnice \u015fi s\u0103 aplice politicile \u015fi procedurile de management \u015fi de securitate necesare pentru a \u00eendeplini urm\u0103toarele condi\u0163ii:<\/p>\n a) integrit\u0103\u0163ii \u015fi securit\u0103\u0163ii documentelor \u00een form\u0103 electronic\u0103;<\/span><\/p>\n b) securit\u0103\u0163ii \u015fi integrit\u0103\u0163ii spa\u0163iului ocupat de echipamentele care g\u0103zduiesc arhivele electronice;<\/span><\/p>\n c) recuper\u0103rii informa\u0163iei \u00een urma dezastrelor naturale, conform reglement\u0103rilor \u00een vigoare.<\/span><\/p>\n Centrele de date utilizate de c\u0103tre Administratori trebuie s\u0103 \u00eendeplinesc\u0103 anumite cerin\u021b<\/span>e minime \u0219<\/span>i s\u0103 se supun\u0103 autoriz\u0103rii prealabile a MCSI[5]<\/span><\/span><\/a>, urm\u00e2nd procedura conceput\u0103 \u00een acest sens.<\/p>\n Astfel, cu titlu general, procedura se desf\u0103\u0219<\/span>oara la cererea persoanelor interesate, obiectivele principale urm\u0103rite de MCSI \u00een cursul procedurii de autorizare pentru verificarea \u00eendeplinirii acestor condi\u0163ii fiind urm\u0103toarele:<\/p>\n – <\/span><\/span>asigurarea securit\u0103\u0163ii \u015fi integrit\u0103\u0163ii datelor, la nivel de securitate fizic\u0103 \u015fi acces prin mijloace informatice;<\/span><\/p>\n – <\/span><\/span>disponibilitatea serviciului de arhivare electronic\u0103 \u015fi backupul informa\u0163iilor stocate.<\/span><\/p>\n Autorizarea centrului de date are loc \u00een baza unui audit efectuat de c\u0103tre MCSI. Auditul se realizeaz\u0103 pe cheltuiala solicitantului autoriz\u0103rii centrului de date.<\/p>\n \u00cen ceea ce prive\u0219<\/span>te locul centrului de date, acesta poate fi situat at\u00e2t pe teritoriul Rom\u00e2niei, c\u00e2t \u0219<\/span>i \u00een afara acestuia. Astfel, pentru cazurile \u00een care centrul de date este situat \u00een afara \u0163\u0103rii, auditarea sistemului se face prin una din urm\u0103toarele metode:<\/p>\n a) auditorul rom\u00e2n va audita sistemele din str\u0103in\u0103tate;<\/p>\n b) auditorul rom\u00e2n agreeaz\u0103 auditarea sistemului din str\u0103in\u0103tate de c\u0103tre personal cu calificare similar\u0103 din acea \u0163ar\u0103;<\/p>\n c) auditorul rom\u00e2n \u00ee\u015fi va baza atestatul pe documente\/atestate emise \u00een \u0163ara \u00een care ruleaz\u0103 sistemul \u015fi care au un grad de asigurare corespunz\u0103tor.<\/p>\n Cu toate acestea, \u00eentreaga documenta\u0163ie legat\u0103 de procedura de autorizare trebuie \u00eentocmit\u0103 \u00een limba rom\u00e2n\u0103.<\/p>\n Spre deosebire de acreditarea \u00een vederea administr\u0103rii arhivei electronice a c\u0103rei valabilitate nu este limitat\u0103 la o anumit\u0103 perioad\u0103, ordinul de autorizare este valabil pentru o perioad\u0103 de 3 ani de la data emiterii acestuia. Autorizarea poate fi re\u00eennoit\u0103, procedura de reautorizare fiind identic\u0103 cu cea de autorizare.<\/p>\n Sursa:[1]<\/span><\/span><\/a> cerin\u021b<\/span>ele aplicabile prev\u0103zute de Legea nr. 190\/2018 privind m\u0103suri de punere \u00een aplicare a Regulamentului (UE) 2016\/679 privind protec\u021b<\/span>ia persoanelor fizice \u00een ceea ce prive\u0219<\/span>te prelucrarea datelor cu caracter personal \u0219<\/span>i privind libera circula\u021b<\/span>ie a acestor date<\/p>\n [2]<\/span><\/span><\/a> Ordinul 493\/2009<\/p>\n [3]<\/span><\/span><\/a> Ordinul 493\/2020<\/p>\n [4]<\/span><\/span><\/a> Legea 135\/2007<\/p>\n [5]<\/span><\/span><\/a> Ordinul nr. 489\/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date (\u201eOrdinul 489\/2009\u201d)<\/p>\n [1]<\/span><\/span><\/a> Legea 135\/2007 privind arhivarea documentelor \u00een form\u0103 electronic\u0103, varianta republicat\u0103, cu modific\u0103rile \u0219<\/span>i complet\u0103rile ulterioare (\u201eLegea 135\/2007\u201d)<\/p>\n