Polen: Digitalisierung von Personalakten und neue k\u00fcrzere Fristen f\u00fcr Aktenaufbewahrung und -Vernichtung<\/p>\n
Neulich \u2013 ab Januar 2019 ist es im polnischen Arbeitsrecht zul\u00e4ssig, die Personalakten in digitaler Form zu f\u00fchren. Auch die Frist f\u00fcr die Aufbewahrung von Personalakten wurde gek\u00fcrzt und zwar von 50 auf 10 Jahren ab Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverh\u00e4ltnis endete, wobei die verk\u00fcrzte Frist lediglich f\u00fcr die Arbeitnehmer gilt, die nach 01.01.2019 angestellt werden. F\u00fcr beendete oder vor dem Inkrafttreten des Gesetzes begonnene und laufende Arbeitsverh\u00e4ltnisse gelten (mit manchen Ausnahmen) alte Regeln.<\/p>\n
Die M\u00f6glichkeit der Digitalisierung bedeutet aber nicht, dass die bisherigen Personalakten ohne weiteres nach Umstellung des Systems auf digitale Speicherung oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden d\u00fcrfen. Vielmehr ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitgeber entsprechend \u00fcber seine Rechte zu belehren und insbesondere dar\u00fcber, dass der Arbeitnehmer die Dokumentation abholen darf und erst wenn er dies nicht fristgerecht macht, die Dokumentation vernichtet wird.<\/p>\n
Die Digitalisierung bedeutet auch kein einfaches Einscannen der Unterlagen. Die Akten m\u00fcssen vielmehr mit qualifizierter digitaler Unterschrift versehen werden und den genauen Vorgaben der Verordnung des Ministers f\u00fcr Familie, Arbeit und Sozialpolitik entsprechen.<\/p>\n
Es scheint trotzdem angebracht zu sein, die Akten in traditioneller Papierform zu f\u00fchren, weil die Arbeitsgerichte ohnehin die Akte in Papierform regelm\u00e4\u00dfig verlangen werden.<\/p>\n
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Quelle: Gesetz \u00fcber \u00c4nderung mancher Gesetze im Zusammenhang mit der Verk\u00fcrzung von Aufbewahrungsfristen von Personalakten und ihre Digitalisierung vom 10. Januar 2018, GBl. vom 2018, Pos. 357 und Verordnung des Ministers f\u00fcr Familie, Arbeit und Sozialpolitik \u00fcber Personalakten vom 10. Dezember 2018 GBl. vom 2018, Pos.2369<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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